Акт замены оборудования

Формирование акта замены оборудования – необходимая часть процедуры по замене технических аппаратов и различного рода приборов, числящихся на балансе организации.

Роль акта

Акт является подтверждающим документом, в котором фиксируется факт замены неисправного, вышедшего из строя, устаревшего или по каким-то иным причинам непригодного к дальнейшему использованию оборудования.

На основе акта происходит списание старого оборудования с баланса предприятия и постановка на учет нового.

В отношении какого оборудования может быть составлен документ

Акт о замене может быть сформирован при замене любого оборудования, стоящего на балансе компании. Это может быть:

• офисная и бытовая техника;
• сложные производственные приборы;
• аппараты, относящиеся к эксплуатационным объектам и т.д.

Кто делает акт

Просто взять и заменить оборудование в организации нельзя. Предварительно необходимо удостовериться в том, что оно действительно не подлежит ремонту и нуждается в замене. Для этого есть два пути:

1. Передать его в компанию, которая занимается гарантийным и постгарантийным обслуживанием такой техники (это может быть непосредственный поставщик данного оборудования, с которым у предприятия заключен соответствующий договор).
2. Собрать комиссию из специалистов предприятия (лучше из разных структурных подразделений – например, бухгалтерии, технического отдела и юридического) и с их профессиональной помощью провести освидетельствование оборудования на предмет его состояния.

Если по результатам проверки выявлены неисправимые поломки и объект подлежит замене, об этом составляется специальный акт.

Порядок замены особо ценного оборудования

К оборудованию, имеющему значительную ценность, относится такое, стоимость которого превышает 40 тысяч рублей.

Если поломка случилась именно с техникой из категории «особо ценное», то для того, чтобы произвести ее замену нужно не только составить акт, но и оформить возврат товара продавцу (в случае, если гарантийный срок еще не истек). Также нужно будет составить письмо-претензию, акт приема-передачи основных средств (ценное имущество относится к этой строке бухгалтерского учета) и сделать акт о списании.

Прием нового оборудования, пришедшего взамен прежнего, нужно также оформить актом приема-передачи и завести на него новую инвентарную карточку.

Неукоснительное соблюдение этой процедуры позволит избежать возможных претензий со стороны контролирующих структур и контрагентов – поставщиков оборудования.

Общие сведения об акте, особенности составления

Если на вас возложена функция по формированию акта замены оборудования, а вы не очень хорошо представляете, как именно это сделать, мы дадим вам несколько полезных рекомендаций. Также советуем изучить образец документа — на его основе можно легко составить собственный акт.

Прежде чем перейти к детальному рассмотрению акта, ознакомьтесь с некоторыми общими сведениями, свойственными для всех таких документов.

• Во-первых, начнем с того, что акт относится к первичной документации, поэтому относиться к его составлению нужно крайне внимательно, избегая ошибок, неточностей и исправлений.
• Во вторых, все акты, составляемые в коммерческих организациях, на сегодняшний день не имеют единого унифицированного образца. Значит это то, что работники компаний могут писать их в произвольной форме или, если на предприятии имеется шаблон документа — по его типу. Информация о том, в каком виде должны оформляться акты, дается в нормативной документации фирмы.
• В-третьих, акт можно писать вручную или набирать на компьютере (при условии дальнейшего распечатывания) – значения это не имеет. Для формирования акта подойдет как обычный лист любого подходящего формата (чаще применяется вариант А4), так и фирменный бланк компании.

Главное, чтобы его текст был заверен «живыми» подписями лиц, участвующих в замене.

Удостоверять акт замены оборудования печатью следует только в том случае, если это требование указано в учетной политике организации.

Акт составляется как минимум в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон замены), при необходимости можно сделать и дополнительные копии, заверив их надлежащим образом.

Данные о готовом акте обязательно должны быть внесены в журнал учета, который должен быть в наличии в каждой крупной организации – обычно он хранится либо в отделе бухгалтерии, либо у секретаря.

Образец акта замены оборудования

Первым делом в документе пишется:

• его название, номер;
• дата и место составления.

Затем в основной части документа указывается:

• компания-владелец оборудования (являющаяся по акту заказчиком) и компания-поставщик (являющаяся исполнителем);
• наименование оборудования, его номер, а также сведения из документа, подтверждающего факт приобретения (номер и дата счета);
• обязательно дату монтажа, а также является обслуживание данной техники гарантийным или постгарантийным.

Затем в таблицу вносятся мероприятия, проведенные для выявления неисправности (визуальный осмотр, глубокая экспертиза и т.д.), указывается характер повреждений и пишется результат осмотра.

После этого устанавливается заключение о необходимости замены оборудования. Тут нужно отметить, на какую именно технику будет произведена замена.

В заключение документ подписывается обеими сторонами.

После составления документа

После того, как акт будет оформлен и надлежащим образом заверен, его следует вложить в папку с прочей документацией подобного рода. Доступ к данной папке должен быть ограничен. Период хранения акта прописывается либо в локальных бумагах предприятия либо, если в учетной политике эта норма не установлена – в законодательстве РФ.

Акт установки оборудования

В случае, когда организация пользуется услугами по монтажу каких-либо устройств, пригождается акт установки оборудования.

Не имеет значения, переносное монтировалось устройство или нет. Его вид тоже не важен. Это могут быть компьютерное обеспечение, холодильные агрегаты, верстаки, компрессоры, металлообрабатывающие и деревообрабатывающие станки, сварочное оборудование и т.д.

Важно то, что две организации (или компания и частное лицо, или два частных лица) заключили договор, по которому одна из них предоставляет этого рода услуги, и все пункты договора устраивают представителей обеих сторон.

Акт имеет силу только вместе с соответствующим договором. Это своего рода свидетельство того, что работы действительно были проведены. И проведены так, что результат устроил заказчика.

Стороны, которые составляют акт, переименовываются в «Заказчика» и «Подрядчика». Подрядчиком при этом зачастую является поставщик упомянутого оборудования.

Составные элементы акта

Как и всякий документ свободной формы, бумага имеет три основных раздела:

В вводной части расположены основные данные относительно наименования самого документа (надпись располагается в самом верху бумаги, посередине), того, к какому из договоров он относится (с упоминанием о его номере и датировке), места заключения акта (город, в котором он составляется и подписывается), срока. Больше всего информации содержится в основном разделе. В нем описывается:

• Кто является заказчиком. Если это организация, то прописываются ФИО представителя организации и его должность. Важен также документ, на основании которого сотрудник организации действует.
• Кто исполнитель установки (подрядчик). Если это организация, то также прописывается ФИО ответственного за установку лица со ссылкой на полагающиеся документы (устав, доверенность и пр.).
• Договор подряда, который был ранее заключен – его дата и номер.
• Какое именно оборудование и в какие сроки устанавливалось.
• Сумма, на которые были произведены работы. Если организация работает с НДС, то прописывается и этот параметр.
• Сколько денежных средств должно переводиться на счет подрядчика за выполненную работу.
• Сколько экземпляров документа составлено.

Заключительный раздел состоит из названий организаций, их реквизитов и подписей ответственных лиц.

Почему документ так важен

Стоит отметить, что акт установки оборудования нужен в равной степени обеим сторонам, его заключившим. Для подрядчика он является свидетельством фактически проведенных работ и основанием для требования оплаты.

Для заказчика же это – обязательная часть бухгалтерского учета. Только на его основании сотрудник организации, бухгалтер, может отнести потраченные денежные средства в раздел затрат. Это необходимо для дальнейших расчетов величины налоговых сборов.

Возможно ли вносить установку разного оборудования

Если бумага составляется в печатном виде и к ней прилагается договор, который предполагает выполнение нескольких видов работ, то вполне допустимо составление акта на установку сразу на несколько видов разного рода оборудования.

Так как форма оформления относительно свободная, то перечень может быть довольно длинным, даже на несколько страниц. Главное – соблюдать заполнение основных разделов, не забывать ставить в завершении документа подписи. Без них акт не будет иметь силы и не будет являться доказательством выполнения соответствующих работ при судебных разбирательствах (если возникнет такой вариант развития событий).

Куда заносятся данные из него

Если бухгалтерский учет ведется организацией в программе 1С, то законом предусмотрено сохранение этого типа документов в журнале «Документы продажи» на индивидуальной, обособленной странице.

Электронный вариант оформления

Что касается программы 1С, то для составления этого рода документа выбирается вкладка «Продажи». Далее нажатием выбирается пункт «Реализация (акты, накладные)». Далее в «Услугах» — «Акт». Программа автоматически проставляет текущую дату. Бухгалтеру остается только заполнить название компании или частного лица, которые были привлечены к выполнению работ по установке оборудования в качестве подрядчика. Также обязательно для заполнения поле «Номер договора».

Важный момент! Если по договору была предусмотрена и произведена предоплата, то к бумаге прикрепляется счет, который упоминается в основной части акта.

После заполнения основных данных нажатием вкладок «Добавить» или «Подбор» заполняются данные о том, какие работы были произведены, когда и в каком объеме. Последней операцией при электронном заполнении документа является прописывание стоимости работ. НДС высчитывается автоматически. Ставятся отметки о реквизитах и существующих подписях сторон. После завершения формирования акта необходимо его сохранить, провести и закрыть. Убедиться в том, что все получилось, поможет вкладка «Дт/Кт».

Какие гарантии для подрядчика дает акт

Бумага является страховкой для подрядчика. Она свидетельствует о том, что на момент выполнения заказа оборудование было исправно.

Для технически сложных устройств важно также, что монтаж был реализован именно специалистами в конкретной области. Таким образом минимизируется вероятность ошибок при установке.

В основной части по желанию может прописываться факт проведения инструктажа с заказчиком, как эксплуатировать оборудование, о передаче инструкций относительно этого. Также в качестве рекомендательной меры могут быть оговорены конкретные сроки, в течение которых оборудование было введено в эксплуатацию и может использоваться.

Возможные ошибки

Если допущены неточности в акте установки оборудования, то допускаются их исправления. Для этого неверная информация зачеркивается одной чертой, рядом записывается верная. Здесь же должны стоять фраза «Исправленному верить» и подписи обеих заинтересованных сторон в знак согласия с внесенными коррективами.

Акт замены оборудования – образец, бланк 2021 года

Многие организации в своей деятельности используют различные технические приборы и аппараты. Нередко возникают ситуации, когда подобное оборудование нуждается в замене. Причем такая необходимость может возникать по разным причинам. Но независимо от того, почему выполняется данная процедура, все подробности ее проведения должны быть зафиксированы при помощи соответствующего акта.

Форма

Уже на протяжении нескольких лет необходимость в использовании обязательных унифицированных форм отсутствует. Таким образом, можно использовать свободный стиль заполнения. Для произвольной формы необходимо использовать лист формата А4. Также многие компании разрабатывают для этих целей фирменные бланки. Естественно, они должны быть утверждены учетной политикой компании.

Кто делает акт замены оборудования

Акт считается документальным подтверждением того, что какое-то конкретное оборудование подлежало замене. Оно может выйти из строя из-за технических неисправностей. Также устройство может просто устареть, и дальнейшее его использование не является рациональным. При необходимости заменить оборудование оформляется акт. На его основе выполняется списание старого устройства. При этом новое оборудование ставится на баланс организации.

Однако нельзя просто заменить оборудование. Сначала нужно убедиться, что оно является неисправным, и оно нуждается в замене. Для этого устройство отправляется на проверку в специализированную компанию. Фирма, занимающаяся обслуживанием техники, проводит экспертизу. Нередко компании обращаются для этого к поставщикам оборудования. Однако нужно понимать, сложную и крупногабаритную технику достаточно сложно транспортировать. Поэтому руководители многих компаний выбирают более простой вариант – проверку оборудования на месте.

Для этого создается специальная комиссия, члены которой являются представителями различных структурных подразделений. Квалифицированные специалисты определяют состояние устройства, указывая всю информацию в акте. Исходя из результатов проверки, делается вывод. Если устройство не подлежит ремонту, так и нужно указать, что оборудование нуждается в полной замене.

Порядок замены особо ценного оборудования

Существует оборудование, которое относится к категории «особо ценное». Такими считаются устройства, стоимость которых более сорока тысяч рублей. Если учитывать производственные масштабы, то это небольшая сумма. Отсюда можно сделать вывод, практически все сложное оборудование подходит под эту категорию. Естественно, для замены молотка нет необходимости составлять акт. Но если меняется, например, токарный станок, без документального оформления обойтись не получится.

Если рассматривать ситуацию, когда гарантийный срок оборудования еще не закончился, то оформляется не только акт замены. Нужно составить документ, подтверждающий возврат устройства продавцу. Кроме этого, оформляется акт приема-передачи основных средств, подается письмо-претензия. Наравне с этим оформляется акт о списании. Благодаря этому документу бухгалтерский отдел спишет оборудование с баланса компании.

Если поставщик или производитель признает свою вину в неисправности, присылается новое оборудование. В этом случае также составляется акт приема-передачи. Кроме этого, оформляется новая карта инвентаризации. Только такие действия позволят избежать претензий от поставщиков оборудования и контролирующих органов.

Как составить акт замены оборудования в 2021 году

Не имеет значения, какое оборудование подлежит замене, данная процедура должна сопровождаться оформлением акта. Это может быть как бытовая и офисная техника, так и производственные устройства и оборудования. Как правило, в компании имеется специальный сотрудник, который должен заниматься оформлением акта. Обычно данная обязанность возлагается на делопроизводителя, хотя этим могут заниматься и другие члены комиссии.

Необходимо помнить, акт относится к категории первичных документов, поэтому оформлять его нужно внимательно. Наличие каких-либо ошибок может значительно искажать информацию. Нередко это становится причиной проблем и дополнительных вопросов со стороны контролирующих органов. Как уже говорилось, использовать унифицированный бланк здесь нет необходимости. Достаточно лишь придерживаться стандартного шаблона, который можно скачать в сети. Нередко правила составления подобных актов определяются нормативными документами организации. При составлении акта многие используют печатный набор. Хотя и рукописный вариант также будет считаться действительным. Независимо от способа заполнения нужно обращать внимание на то, чтобы все подписи были проставлены «вживую».

Процедура замены оборудования подразумевает, что в этой сделке принимает участие две стороны: одна дает, а вторая получает. Каждая из них должна имеет юридически значимую копию документа. Таким образом, данный акт обычно оформляется в двух экземплярах. Но бывают ситуации, когда в сделке заинтересовано больше двух сторон. В этом случае разрешается делать дополнительные копии в необходимом количестве. Естественно, все они должны быть заверены членами комиссии.

Бухгалтерские отделы организаций обязаны вести специальный учетный журнал, в который вносятся данные о составленных актах. После составления документа в журнале делается соответствующая отметка.

Содержание акта

Особые требования к оформлению акта не выдвигаются. Здесь рекомендуется придерживаться стандартных правил составления подобного рода документации. Так, начинать оформление документа следует с заполнения «шапки». Здесь прописывается полное название документа, где должна отображаться суть его составления. Также указывается номер, присвоенный акту внутренним документооборотом. Кроме этого, здесь должна присутствовать дата оформления и город, в котором происходила данная процедура. После этого можно приступать к заполнению основной части. Она должна состоять из следующих пунктов:

1. Информация о компании, в которой происходит замена оборудования. В документе эта сторона именуется «заказчиком».
2. Сведения о стороне, которая выступает в качестве поставщика. Эта компания называется «исполнителем».
3. Прописывается информация об объекте, который подлежит замене, указывается его заводской номер.
4. Также необходимо указать информацию о документах, на основании которых компания получила это оборудование в свое распоряжение. Если это приобретение, указывается номер счета и дата покупки.
5. Необходимо отметить, когда именно был произведен монтаж устройства, прописывается дата его первого запуска.
6. Отмечаются сведения о том, какому обслуживанию подвергается оборудование. Это может быть гарантийное или постгарантийное обслуживание.
7. Указывается причина, по которой возникла необходимость в замене оборудования. Если поврежден какой-то узел, так и нужно написать. Если комиссией была выявлена причина неисправности, о ней также необходимо упомянуть.

После этих данных следует указать, что именно было предпринято, для определения неисправности. Конечно, эти сведения можно записать обычным способом. Но часто проводится несколько действий, поэтому данные сведения рекомендуется указывать при помощи таблицы. Здесь нужно указать порядковый номер, процедуру, которая была проведена, и результаты.

Под таблицей члены проверяющей группы должны сделать вывод. Если результат проверки показал, что устройство не подлежит ремонту, нужно указать, что оборудование заменяется. При этом указываются сведения о новом устройстве. Прописывается его заводской номер, гарантийный срок, другие идентифицирующие данные.

На завершающем этапе оформления документа все ответственные лица должны проставить свои автографы с расшифровками. Своими подписями заверить документ должны представители обеих сторон.