Особенности учета коммунальных платежей на предприятии

Сотрудники компании в процессе своей работы пользуются водой, отоплением и прочими ресурсами. Следовательно, у фирмы появляется необходимость в уплате коммунальных услуг. Платежи необходимо правильно учитывать.

Вопрос: Как отразить в учете организации-арендодателя расчеты по коммунальным платежам, если согласно договору аренды нежилого помещения арендатор компенсирует стоимость потребленных им коммунальных услуг арендодателю сверх арендной платы?
Посмотреть ответ

Особенности бухучета коммунальных платежей

Объем использованных коммунальных ресурсов определяется исходя из показаний счетчиков. Если счетчики в помещении отсутствуют, объем оказанных услуг рассчитывается исходя из законов. По каждому коммунальному ресурсу создан свой нормативный акт.

К примеру, для услуг отопления актуален ФЗ №190 «О теплоснабжении» от 27 июля 2010 года. Если представители фирмы не согласны с начисленным объемом ресурсов, они могут обратиться в структуру, занимающуюся снабжением ресурсов. Если эта структура согласится с претензиями фирмы, будет сформирован документ с измененными данными. На основании этого документа компания выставляет корректировочную счет-фактуру.

Коммунальные платежи учитываются на счете 60. В рамках учета фигурируют эти проводки:

• ДТ60 КТ51. Перечисление платежа.
• ДТ60/1 КТ51. Проводка применяется в том случае, если в соглашении со снабжающей организацией прописано условие о предварительной оплате. Выполняется на размер аванса.
• ДТ60 КТ60 субсчет «Аванс». Эта проводка используется в связке с предыдущей. Она актуальна тогда, когда компания получила квитанции. Долг по платежам погашается авансом, переведенным ранее.

Проводки выполняются на основании соглашения об оказании коммунальных услуг, квитанций.

Как арендатору учитывать возмещение по договору аренды коммунальных платежей: расходов на электроэнергию и иных эксплуатационных расходов?

Особенности налогового учета платежей

Расходы по платежам будут признаны только тогда, когда они являются экономически обоснованными. Под экономической обоснованностью понимается направление трат на непосредственные нужды компании. В конечном итоге эти траты должны приносить доход организации. К примеру, обоснованными расходы будут в том случае, если они идут на оплату коммунальных услуг, нужных для производственных потребностей. Траты не будут обоснованными тогда, когда, к примеру, компания оплачивает коммунальные услуги независимого от нее учебного заведения. В последнем случае платежи не фигурируют при определении налоговой базы.

Траты могут признаваться в составе прямых или косвенных расходов.

Если фирма заключила соглашение со снабжающим органом напрямую, платежи на основании пункта 1 статьи 254 НК РФ признаются материальными расходами.

Последние же являются на основании пункта 1 статьи 318 НК РФ прямыми затратами.

Если за услуги платит арендодатель, а арендатор возмещает затраты, расходы признаются в структуре прочих трат на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ. Прочие расходы считаются косвенными. Они сокращают базу по налогу на прибыль в ныне идущем периоде. Прямые расходы необходимо распределять между незаконченным производством и проданной продукцией. Косвенные траты, в свою очередь, в незаконченном производстве не остаются.

Также выплаты по коммунальным услугам могут включаться в арендную плату. В данном случае они будут включаться в состав трат по налогу на прибыль исходя из указаний пункта 10 статьи 264 НК РФ. Прямыми или косвенными будут расходы, входящие в арендную плату? Однозначного ответа на этот вопрос в нормативных актах не дано. Поэтому отнесение платежей к прямым или косвенным должно регулироваться учетной политикой. Возможность устанавливать порядок в учетной политике обусловлена пунктом 4 статьи 252 НК РФ. Траты признаются на основании этих документов:

• Соглашение с поставщиками ресурсов.
• Договор аренды.
• Платежные бумаги, устанавливающие факт совершения платежа.

Период отнесения платежей к расходам зависит от периода, указанного в первичной документации.

Учет платежей у арендодателя

Существует два варианта оплаты услуг арендодателем:

1. Платежи входят в состав платы за помещение.
2. Плата за услуги компенсируется арендатором.

Учет в этих двух случаях будет выполняться по-разному.

Платежи входят в плату за аренду

Арендодатель будет сам совершать платежи на основании счетов-фактур. Они будут входить в состав расходов. Порядок учета определяется тем, является ли предоставление помещений в аренду главной деятельностью компании-арендодателя. Если это основная деятельность, платежи включаются в расходы по обычным направлениям деятельности. В обратном случае они входят в операционные траты. Проводки арендодателя будут следующими:

• ДТ62 КТ90/1. Прибыль от сдачи объекта в аренду.
• ДТ90/3 КТ68. Начисление НДС.
• ДТ26 КТ60. Траты на оплату услуг.
• ДТ19 КТ60. НДС, предъявленный коммунальной службой.
• ДТ86 КТ19. Принятие НДС к вычету.
• ДТ90/2 КТ26. Списание стоимости ресурсов.
• ДТ60 КТ51. Оплата услуг.

Если сдача помещений в аренду является основной формой деятельности, расходы на основании пункта 1 статьи 254 НК РФ входят в материальные траты. Если же это не главная деятельность, траты могут входить или в прочие расходы (пункт 1 статьи 264 НК РФ), или во внереализационные расходы (пункт 1 статьи 265 НК РФ).

ВАЖНО! Налоговые органы полагают, что компенсация, полученная от арендатора, считается поступлением, связанным с предоставлением услуг по аренде. Эти поступления будут умножать налоговую базу по НДС на основании пункта 1 статьи 162 НК РФ. Компания, предоставляющая помещение, может принимать к вычету НДС, переведенный коммунальным структурам, в полном объеме.

Платежи не входят в арендную плату

Поступление компенсации от арендатора доходом считаться не будет, так как не соответствует пункту 2 ПБУ 9/99. Проводки будут следующими:

• ДТ62 КТ90/1. Доход от предоставления объекта в аренду.
• ДТ90/3 КТ68. Начисление НДС.
• ДТ76 КТ60. Долг арендатора за коммунальные ресурсы.
• ДТ60 КТ51. Перечисление коммунального платежа.
• ДТ51 КТ76. Получение компенсации в счет коммунальных услуг от арендатора.

В рассматриваемой ситуации арендодатель выступает посредником. Поэтому в некоторых случаях арендатор выплачивает ему небольшое вознаграждение. Проводки по этой операции будут такими:

• ДТ76 КТ90/1. Сумма вознаграждения.
• ДТ90/3 КТ68. Начисление НДС.
• ДТ51 КТ76. Получение вознаграждения.

Вознаграждение в рамках налогового учета принимается в состав доходов от обычных форм деятельности или операционных доходов.

Учет платежей у арендатора

Наиболее комфортный вариант для арендатора – включение коммунальных платежей в плату за аренду. Почему это удобно? Компании не придется контактировать с коммунальными службами напрямую. Не нужно тратить время на оформление платежей. В этом случае траты будут входить в состав прочих расходов. Основанием для этого является пункт 1 статьи 264 НК РФ. Компания, арендующая помещение, может принимать к вычету «входной» НДС. Выполняется эта операция на основании счет-фактуры. Проводки будут такими:

• ДТ76 КТ51. Оплата платежа по аренде.
• ДТ20 КТ76. Списание на расходы арендной платы.
• ДТ19 КТ76. Учет НДС.
• ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету.

ВНИМАНИЕ! В письме Минфина №07-05-06/234 от 6.09.2005 года указано: если платеж по электроэнергии не входит в арендную плату, счет-фактура арендодателем не выставляется. Предполагается, что этот платеж будет выплачен в качестве компенсации.

Бухгалтерский учет коммунальных услуг и налогообложение

«Мой адрес не дом и не улица» — к сожалению, эта крылатая фраза совершенно не применима к организации. У каждой приличной фирмы есть вполне официальный адрес, по которому она располагается. А раз есть «место жительства», значит есть и сопутствующие расходы — коммунальные.

Давайте сразу определимся, что под статьей расходов «Коммунальные услуги» будем понимать расходы на электричество, воду, газ и т.п. На все то, что делает помещение пригодным для работы организации или ИП.

Содержание статьи:

1. Статья расходов «Коммунальные услуги»: с кем может быть заключен договор?

2. Правила учета коммунальных услуг при прямых расчетах с ресурсоснабжающей организацией

3. Правила учета коммунальных услуг при включении их стоимости в арендную плату

4. Правила учета коммунальных услуг при компенсации их стоимости арендатором

5. Вычет по НДС у арендатора при компенсации коммунальных услуг

6. Агентский договор − возможность избежать рисков по НДС

7. Бухгалтерский учет коммунальных услуг в случае их компенсации арендатором

8. Оформление и учет расчетов по коммунальным услугам

9. Налоговый учет коммунальных услуг в расходах при ОСН

10. Расходы на коммунальные услуги при УСН

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Статья расходов «Коммунальные услуги»: с кем может быть заключен договор?

В каких случаях и кому организация или ИП платит за коммунальные услуги изображено на схеме.

Из схемы видно, что за коммунальные услуги собственник помещения платит ресурсоснабжающей организации.

А арендатор может платить как арендодателю, так и заключить прямой договор с поставщиками коммунальных услуг.

2. Правила учета коммунальных услуг при прямых расчетах с ресурсоснабжающей организацией

Прямой договор с поставщиком на коммунальные услуги может быть заключен как собственником помещения, так и арендатором.

Учет в обоих случаях будет одинаковым.

При получении акта выполненных работ и счета-фактуры, потребитель делает такие же проводки в учете, как и по другим работам (услугам):

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 − Кт 60 на стоимость услуг без НДС

Дебет 19 − Кт 60 на сумму НДС

Дебет 68 − Кт 19 вычет НДС

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 − Кредит 60 на стоимость услуг с НДС (пп.3 п.2 ст.170 НК РФ)

3. Правила учета коммунальных услуг при включении их стоимости в арендную плату

В этом случае в договоре должно быть прописано, что платежи являются частью арендной платы. Возможны два варианта включения затрат на коммунальные платежи в арендную плату.

Вариант 1

Арендодатель определяет объем коммунальных услуг расчетным способом на основе фактических данных за предыдущие периоды.

Фиксированная сумма платежей за месяц прибавляется к арендной плате.

Таким образом, арендатор ежемесячно платит фиксированную арендную плату, в которую уже включена плата за коммуналку.

Вариант 2

Арендодатель получает от ресурсоснабжающих организаций документы за коммунальные услуги. Определяет объем, который потратил арендатор и выставляет арендную плату с учетом этих сумм.

Это значит, что коммунальные платежи составляют переменную часть арендной платы.

Независимо от выбранного варианта, бухгалтерский учет коммунальных услуг у арендодателя будет одинаковым:

Дебет 20, 23, 91 − Кредит 60 — на стоимость услуг без НДС

Дебет 19 − Кт 60 — на сумму НДС (для ОСНО)

Дебет 68 − Кредит 19 — вычет НДС (для ОСНО)

Дебет 20, 23, 91 − Кредит 60 — на стоимость услуг с НДС

Это значит, что арендодатель в себестоимость услуг по аренде или прочие расходы включает всю коммуналку.

А выставление услуг по аренде происходит обычным порядком, выписывается:

• счет-фактура (в организациях на ОСН)
• счет (в организациях на УСН)

Дебет 62 – Кредит 90-1 – выручка по аренде

Дебет 90-3 – Кредит 68 – начислен НДС на всю сумму арендной платы (ОСНО)

Бухгалтерский учет коммунальных услуг в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео:

Далее обсудим подробнее, как обстоит дело при аренде со «входным» НДС от поставщиков коммунальных услуг.

4. Правила учета коммунальных услуг при компенсации их стоимости арендатором

Особенность такой ситуации − возмещение арендатором коммунальных расходов отдельно от арендной платы. А самый спорный вопрос − вычет входящего НДС, причем как у арендодателя, так и у арендатора. Как такие условия могут быть сформулированы в договоре?

Например: «Арендодатель компенсирует (возмещает) арендатору коммунальные услуги на основании приложенных подтверждающих документов».

Важно понимать разницу между тем, когда коммунальные расходы входят в арендную плату в виде переменной составляющей и тем, когда они компенсируются.

Рассмотрим вычет по НДС у арендодателя при покупке коммунальных услуг, которые будут компенсироваться арендатором.

Вариант 1

Арендодатель является абонентом ресурсоснабжающей организации, он не производит коммунальные услуги, а закупает их. Передача части расходов арендатору в виде компенсации − не реализация услуг, а, следовательно, такая операция не является объектом налогообложения по НДС.

Из этого исходят контролирующие органы, которые считают, что:

— арендодатель не может взять сумму НДС на вычет по тем коммунальным услугам, которые были «переданы» арендатору, а должен включить сумму НДС в их стоимость

— при «передаче» услуг арендодатель не должен выписывать счет-фактуру

Нормативные документы, в которых высказана такая позиция:

• письма Минфина от 31.12.2008 № 03-07-11/392, от 03.03.2006 № 03-04-15/52
• Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 30.10.2008 № А10-845/08-Ф02-5264/08, № А10-845/08-Ф02-5607/08

Вариант 2

Есть еще одно мнение о том, что делать арендодателю с вычетом НДС в случае перевыставления расходов. Оно было высказано в некоторых Постановлениях ФАС, например, в Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23.11.2009 № А17-7511/2008.

Суды признали право арендодателя на вычет НДС по коммунальным услугам в полном объеме, в том числе и по той доле, которую использовал арендатор.

Суды исходили из того, что арендодатель обязан предоставить помещение в рабочем состоянии (ст.611 ГК), а, следовательно, в помещении должны быть свет, тепло и вода. Сдача помещения в аренду − операция, которая облагается НДС. Значит, покупка коммунальных услуг для такого помещения используется в налогооблагаемой операции по НДС.

Поэтому арендодатель может получить вычет по коммунальным услугам в полном размере. А арендатору «передать» коммуналку без НДС и выставления счета-фактуры.

5. Вычет по НДС у арендатора при компенсации коммунальных услуг

Если арендодатель прислушается к мнению Минфина, ФНС и судов, то он не будет выставлять счет-фактуру на коммунальные услуги, которые подлежат возмещению. При этом стоимость переданных услуг может включать в себя НДС, а может и не включать. Это зависит от того, какой вариант (1 или 2) использования вычета НДС выберет арендодатель.

Если от арендодателя нет счета-фактуры, то у арендатора нет права на вычет. И вся сумма перевыставленных расходов будет в полном объеме отнесена на расходы арендатора.

Но может быть и такая ситуация, когда арендодатель все-таки выставит счет-фактуру при «передаче» коммуналки. И даже заплатит НДС в бюджет. Со стороны налоговой к нему претензий не будет.

А если арендатор по полученному счету-фактуре попробует принять НДС к вычету, то это сразу вызовет вопросы со стороны контролирующих органов.

Это связано с тем, что существуют две противоположные точки зрения на эту ситуацию:

• арендатор не имеет права на вычет (например, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 30.10.2008 № А10-845/08-Ф02-5264/08)
• арендатор может использовать свое право на вычет на основании счета-фактуры от арендодателя (например, Постановление Президиума ВАС РФ от 25.02.2009 № 12664/08)

6. Агентский договор − возможность избежать рисков по НДС

Агентский договор или договор комиссии между арендодателем и арендатором может стать хорошим и законным способом использовать право на вычет по НДС. Причем обеим сторонам.

В таком договоре должна быть прописана обязанность арендодателя выступать агентом (комиссионером) в части закупки коммунальных услуг по поручению арендатора (принципала или комитента).

В этом случае, арендодатель может перевыставить счет-фактуру от имени ресурсоснабжающей организации, где в качестве агента укажет себя.

При этом обязательно должен быть отчет агента, к которому приложены подтверждающие документы от организации − поставщика коммунальных услуг.

Арендодатель в части «переданных» расходов не берет НДС к вычету, а арендатор может на основании полученных документов спокойно воспользоваться своим правом.

Еще одна тонкость заключается в том, что в рамках такого договора арендодатель будет получать агентское (комиссионное) вознаграждение. На которое должен выставляться отдельный счет-фактура. Это уже будет считаться реализацией и попадет в налогооблагаемую базу по НДС.

7. Бухгалтерский учет коммунальных услуг в случае их компенсации арендатором

Здесь важно запомнить, что в учете арендодателя та доля расходов, которая будет компенсирована, не должна попадать на затратные счета 20, 23, 25, 26, 44.

И это не зависит от того, происходит это в рамках агентского договора или нет:

Дт 76 − Кт 60 на сумму коммунальных платежей, которые будут возмещены арендатором. Сумма зависит от нескольких факторов:

• если в рамках «обычного» договора арендодатель не ставит НДС к вычету или есть агентский договор, то сумма операции должна быть вместе с НДС
• если арендатор берет НДС к вычету, то сумма должна быть без НДС

Дт 19 − Кт 60 − на сумму НДС, если арендодатель решит взять НДС к вычету

В случае использования УСН, вопрос с НДС не стоит. Потому что организация на УСН не является плательщиком НДС.

В учете арендатора коммунальные услуги будут отнесены на затратные счета:

Дт 20, 23, 25, 26, 44 − Кт 60 на стоимость услуг:

• в рамках агентского договора − без НДС
• в рамках «обычного» договора, если арендодатель не выставляет счет-фактуру, на всю сумму, которая указана в первичном документе
• если арендодатель выставляет счет-фактуру, то арендатор решает сам отражать коммуналку с НДС или без него

Дт 19 − Кт 68 − на сумму НДС

8. Оформление и учет расчетов по коммунальным услугам

Основная особенность коммунальных услуг − наличие счетчиков, на основании которых определяется объем потребленных за месяц воды, тепла, электроэнергии, газа.

Если нет счетчиков или они по каким-то причинам вышли из строя, то ресурсоснабжающие организации посчитают объем услуг по правилам, которые установлены законами. Например, Федеральным законом от 27.07.2010 N 190-ФЗ «О теплоснабжении».

Что все это значит для потребителя коммунальных услуг? Это значит, что подписала организация или ИП акт выполненных работ в отчетном периоде, или нет, факт оказания услуги все равно есть.

Счетчики выступают, своего рода, независимой стороной, подтверждающей, что услуги были использованы. Поэтому потребитель получит в свой адрес и акт выполненных работ и счет-фактуру.

Когда потребитель не согласен с выставленными объемами коммунальных услуг, то он может обратиться в ресурсоснабжающую организацию. Если ресурсоснабжающая организация согласится с данными потребителя, то она составит документ об изменении объемов, который должен подписать потребитель.

И на основании этого документа выставит корректировочный счет-фактуру. Но все это будет уже в другом отчетном периоде.

Для учета расчетов с поставщиками коммунальных услуг используется счет 60.

Перечисление оплаты отражается проводкой:

Дт 60 − Кт 51 на сумму оплаты

Если в договоре есть условие о предварительной оплате, то:

• при перечисление аванса нужно сделать проводку

Дт 60 субсчет «авансы» − Кт 51 на сумму аванса

• после того, как поступят документы об оказании услуг задолженность нужно «перекрыть» ранее выплаченным авансом

Дт 60 − Кт 60 субсчет «авансы»

9. Налоговый учет коммунальных услуг в расходах при ОСН

Самое главное правило для признания любых расходов в – их экономическая обоснованность и наличие первичных документов, которые должны подтверждать, что расход был понесен (ст.252 НК).

Что такое экономическая обоснованность?

Если расход был нужен для того, чтобы получить доход, то он экномически обоснован.

Например, если организация покупает коммунальные услуги для своих производственных нужд – это обоснованный расход.

А если оплачивает коммунальные услуги соседнего детского сада, то такой расход нельзя признать экономически обоснованным, он не будет участвовать в расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

В рамках налога на прибыль расходы на коммунальные услуги могут признаваться как в прямых, так и в косвенных расходах.

На что нужно обратить внимание для того, чтобы правильно классифицировать расходы на коммуналку? Если организация напрямую заключила договор с ресурсоснабжающей организацией, то согласно пп. 5 п. 1 ст. 254 НК это материальные расходы. А материальные расходы, согласно п.1 ст.318 НК могут быть отнесены к прямым.

Еще важно помнить, что прямые расходы должны быть правильно распределены между незавершенным производством и реализованной продукцией, услугами.

Если коммунальные услуги оплачиваются арендодателю в качестве компенсации, то на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК их можно признать их прочими расходами, связанными с производством и реализацией. Прочие расходы относятся к косвенным. И могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль в текущем периоде в полном объеме. Это значит, что в отличие от прямых расходов, их не нужно оставлять в незавершенном производстве.

Еще один из вариантов — коммунальные платежи, оплачиваемые арендодателю как часть арендной платы. Втаком случае они учитываются в расходах по налогу на прибыль на основании п.10 ст.264 НК.

Для того, чтобы четко понимать к прямым или косвенным расходам отнести коммунальные услуги в каждом конкретном случае, лучше всего прописать порядок отнесения в учетной политике.

Право на самостоятельное установление порядка дает п.4 ст.252.

Период отнесения коммунальных услуг к расходам определяется на основании первичного документа от поставщика: за какой период документ, в такой период и надо отнести расходы.

При ОСН важен именно период документа от поставщика, а не период оплаты.

10. Расходы на коммунальные услуги при УСН

В перечне расходов, которые могут уменьшить доходы организации на УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» нет такой статьи, как «коммунальные расходы».

Весь перечень расходов перечислен в ст.346.16 НК, он закрытый. Это значит, что в нем нет такой статьи, как «другие или прочие расходы».

Поэтому, в организации, которая находится на УСН, расходы на коммунальные услуги можно учесть как в материальных расходах (пп.5 п.1 ст.346.16 НК), так и в арендных платежах (пп.4 п.1 ст.346.16 НК).

Свой выбор лучше всего определить в учетной политике, это позволит снять многие вопросы налоговой.

Кроме записей в учетной политике, для признания расходов нужны первичные документы:

• от поставщиков коммунальных услуг в случае прямого договора с такими организациями
• от арендодателя в случае аренды помещения
• платежные документы, которые подтверждают оплату

Последние нужны для того, чтобы подтвердить период признания расходов. Это связано с тем, что согласно ст.346.17 НК, понесенные расходы при УСН признаются на дату оплаты.

Например, документы от поставщика или арендодателя были получены в марте, а оплачены в апреле. В расходы коммунальные услуги можно включить только в апреле.

Как и в случае с ОСН, нельзя забывать про экономическую обоснованность затрат. Ст.252 НК действует и для тех организаций, которые находятся на УСН.

В конце еще раз обратим внимание на те моменты, которые важны для правильного бухгалтерского и налогового учета коммунальных расходов:

• с кем заключен договор на коммунальные услуги − с поставщиком или арендодателем?
• включены ли коммунальные расходы в арендную плату или они возмещаются арендодателю отдельно? Есть ли агентский договор между арендодателем и арендатором?
• факт использования коммунальных расходов подтверждается приборами учета, даже если потребитель не подписал акт выполненных работ, услуги будут считаться оказанными
• система налогообложения, правила признания расходов при УСН и ОСН отличаются

В комментариях ждем ваших вопросов и историй из практики.